Politique de protection des données personnelles

1. Objet et champ d’application

La présente politique décrit la manière dont IKKI’S DIGITAL OÜ, société de droit estonien exploitant la plateforme d’intelligence opérationnelle continue BOUCLR, collecte, traite, protège et supprime les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

Elle s’applique à l’ensemble des traitements réalisés par la société, que celle-ci agisse en qualité de responsable de traitement (pour ses propres besoins) ou de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD (pour le compte de ses entreprises clientes).

Les clients de la société sont aujourd’hui principalement établis dans l’Union européenne. En cas d’ouverture à des clients établis hors de l’Union, les garanties prévues au chapitre 8 (transferts internationaux) s’appliquent, et les législations locales pertinentes sont analysées au cas par cas avant l’entrée en relation.

2. Identité et coordonnées du responsable

• Raison sociale : IKKI’S DIGITAL OÜ (osaühing, société à responsabilité limitée de droit estonien).
• Registre du commerce estonien (registrikood) : 17422679.
• TVA intracommunautaire : EE102948413.
• Siège social : Järvevana tee 9, 11314 Tallinn, Kesklinna linnaosa, Harju maakond, Estonie.
• Représentant légal : Bernard Quenon, CEO.
• Contact protection des données : via le formulaire de la page Contact (bouclr.com/fr/contact).
• La société n’a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), ses traitements ne l’exigeant pas au sens de l’article 37 du RGPD. Le point de contact ci-dessus centralise toutes les demandes relatives aux données personnelles.

3. Les deux rôles de la société

Responsable de traitement : pour les données traitées pour les besoins propres de la société. Exemples : visiteurs du site bouclr.com, prospects B2B, contacts commerciaux, comptes utilisateurs de la plateforme, facturation.

Sous-traitant (article 28 RGPD) : pour les données traitées pour le compte et sur instruction documentée des entreprises clientes, via la plateforme BOUCLR. Exemples : fichiers clients des enseignes (identité, coordonnées, historique d’achat), données transactionnelles issues des systèmes du client (e-commerce, ERP, POS, PMS, marketing).

Principe : lorsque BOUCLR traite les données des clients finaux d’une enseigne, cette enseigne reste responsable de traitement. IKKI’S DIGITAL OÜ agit exclusivement sur ses instructions, dans le cadre d’un accord de traitement des données (DPA) conclu avec chaque client et annexé au contrat de services.

4. Traitements réalisés en qualité de responsable de traitement

• Gestion des comptes utilisateurs de la plateforme : email, nom d’affichage, rôle, journal de connexion. Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b). Conservation : durée du compte, puis suppression.
• Relation commerciale et facturation : identité des contacts, coordonnées professionnelles, données de facturation. Base légale : exécution du contrat et obligation légale. Conservation : 7 ans (obligation comptable estonienne).
• Prospection B2B : raison sociale, numéro de TVA, identité et fonction des contacts professionnels, email et téléphone professionnels, site web, présence en ligne publique. Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f), prospection entre professionnels avec droit d’opposition simple et immédiat. Conservation : 3 ans après le dernier contact ; les demandes d’opposition sont conservées durablement afin de garantir leur respect.
• Site bouclr.com, formulaire de contact et inscription : prénom, nom, société, email, téléphone, objet de la demande et message. Base légale : mesures précontractuelles (art. 6.1.b). Conservation : 3 ans après le dernier contact.
• Site bouclr.com, mesure d’audience : données de navigation anonymisées (IP tronquée), uniquement après consentement explicite via le bandeau de consentement. Base légale : consentement (art. 6.1.a). Cookie de consentement : 12 mois.
• Aucune décision produisant des effets juridiques n’est prise de manière exclusivement automatisée à l’égard des personnes concernées. Aucune donnée n’est vendue ni louée à des tiers.

5. Traitements réalisés en qualité de sous-traitant (plateforme BOUCLR)

BOUCLR est une plateforme d’intelligence opérationnelle continue. Elle se connecte, sur instruction du client et avec les identifiants d’accès que celui-ci fournit, aux systèmes que le client utilise déjà (plateforme e-commerce, outil marketing, ERP, POS, PMS, CRM), consolide les données pertinentes dans un espace dédié et isolé, produit des analyses et des recommandations, puis réalise les actions validées selon le mode d’exécution choisi par le client (manuel, assisté, semi-automatique ou automatique). L’humain reste toujours dans la boucle, à un niveau qu’il choisit.

Catégories de données traitées pour le compte des clients :

• Identité : nom, prénom des clients finaux de l’enseigne.
• Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, ville, région, pays.
• Données commerciales : historique de commandes (montants, devise, canal, articles), tickets POS, dates de visite en magasin, magasin de rattachement, numéro de fidélité.
• Consentements marketing : statut d’abonnement email et SMS tel que géré dans les outils du client.
• Historique de contact : événements de campagnes (email, SMS, WhatsApp) et revenus associés.
• Identifiants techniques : identifiants des profils dans les systèmes tiers du client, utilisés pour la synchronisation.

6. Personnes concernées, finalités et limites

Personnes concernées : clients finaux et prospects des entreprises clientes, contacts professionnels B2B des entreprises clientes, membres des équipes des entreprises clientes disposant d’un accès à la plateforme.

Les données sont traitées exclusivement pour fournir les services souscrits : analyse d’activité et indicateurs, prévention de l’attrition, plans de communication, préparation de commandes, prospection B2B, formation des équipes et autres modules contractuellement activés. Toute utilisation à d’autres fins est exclue.

La plateforme ne traite aucune catégorie particulière de données au sens de l’article 9 du RGPD (santé, opinions, biométrie, etc.) et n’a pas vocation à en recevoir. Les clients s’engagent contractuellement à ne pas en injecter dans la plateforme.

7. Gestion des accès aux données

• Isolation par client : chaque donnée enregistrée dans la plateforme est rattachée à un identifiant de client unique. Toutes les requêtes applicatives sont systématiquement filtrées sur cet identifiant : un utilisateur rattaché à une entreprise cliente ne peut techniquement accéder qu’aux données de cette entreprise.
• Rôle CLIENT : accès limité aux données de sa ou ses entreprises, telles que listées dans sa table d’habilitation.
• Rôle ADMIN : administration complète, mais strictement bornée aux entreprises auxquelles il est habilité. Ne peut ni gérer un compte de niveau supérieur ni étendre ses propres droits.
• Rôle SUPER_ADMIN : réservé à l’équipe IKKI’S DIGITAL OÜ pour l’exploitation, la supervision et le support. Seul rôle transverse.
• Authentification : connexion par SSO OAuth (Google, Microsoft) avec les portées minimales (identité et email vérifié uniquement) ; les jetons d’authentification ne sont pas conservés après vérification. Lorsqu’un mot de passe est utilisé, il est stocké exclusivement sous forme hachée avec sel aléatoire ; aucun mot de passe n’est jamais conservé en clair.
• Sessions signées cryptographiquement, cookies httpOnly et secure, expiration automatique après 7 jours.

8. Sous-traitants ultérieurs et transferts hors UE

La société recourt aux sous-traitants ultérieurs suivants. Seuls ceux qui correspondent aux modules effectivement activés par un client sont mobilisés pour ce client. La liste à jour est communiquée à chaque client, qui est informé de toute modification et dispose d’un droit d’objection dans les conditions du DPA.

• Hetzner Online GmbH : hébergement de la plateforme et de la base de données. Union européenne (Allemagne / Finlande). Garanties : RGPD, accord de traitement Hetzner.
• Cloudflare, Inc. : DNS, proxy et protection réseau. États-Unis / réseau mondial. Garanties : clauses contractuelles types (CCT), certification EU-US Data Privacy Framework.
• Anthropic, PBC : modèles d’intelligence artificielle (Claude), appelés via API au moment de l’exécution uniquement. États-Unis. Garanties : CCT / Data Privacy Framework ; engagement contractuel de non-utilisation des données API pour l’entraînement des modèles.
• Google LLC / Google Ireland : selon modules activés (SSO, Google Drive, Google Business Profile, génération d’images et de vidéos). UE / États-Unis. Garanties : CCT / Data Privacy Framework.
• Microsoft Corporation / Microsoft Ireland : SSO, connexion de boîtes mail si activée. UE / États-Unis. Garanties : CCT / Data Privacy Framework.
• Groq, Inc. et OpenAI, LLC : transcription vocale, uniquement si le module compagnon vocal est activé. États-Unis. Garanties : CCT / Data Privacy Framework.
• Meta Platforms Ireland Ltd : notifications WhatsApp, uniquement si activées. UE / États-Unis. Garanties : CCT / Data Privacy Framework.
• Brevo (Sendinblue SAS) : envoi d’emails si module activé. France (UE). Garanties : RGPD.

9. Distinction : les prestataires du client

Les systèmes auxquels BOUCLR se connecte pour le compte du client (plateforme e-commerce, outil marketing, ERP, POS, PMS, CRM) sont des prestataires du client, sous contrat direct entre le client et ces éditeurs. BOUCLR y accède uniquement avec les identifiants fournis par le client et sur son instruction ; ils ne constituent pas des sous-traitants ultérieurs d’IKKI’S DIGITAL OÜ.

Les données sont hébergées et stockées dans l’Union européenne (infrastructure Hetzner). Les transferts vers les prestataires établis aux États-Unis sont encadrés par la décision d’adéquation relative au EU-US Data Privacy Framework pour les prestataires certifiés, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914) complétées si nécessaire de mesures supplémentaires, et, pour les appels aux modèles d’IA, par des mesures de minimisation et de pseudonymisation décrites au chapitre 10.

10. Intelligence artificielle : ce qui transite, ce qui ne transite pas

Le détail complet figure sur la page « Architecture des données et sécurité ».

• Les données ne sont pas hébergées dans l’IA. Elles résident dans la base de données de la plateforme, sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Les modèles d’IA sont appelés via API, sans état, au moment précis de l’exécution d’une tâche.
• Minimisation : seuls les éléments strictement nécessaires à la tâche sont transmis. Pour l’analyse de l’attrition, par exemple, le profil transmis est pseudonymisé : une référence opaque remplace l’identité, et ni le nom ni l’email ne figurent dans la requête.
• Pas d’entraînement : les fournisseurs de modèles retenus s’engagent contractuellement à ne pas utiliser les données soumises via API pour entraîner leurs modèles.
• Cloisonnement : chaque client peut disposer de sa propre clé API, chiffrée et dédiée, de sorte que ses appels IA sont contractuellement et techniquement rattachés à son seul périmètre.
• Traçabilité : chaque exécution d’agent est journalisée dans la plateforme, ce qui permet un audit complet de ce qui a été transmis et produit.

11. Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

• Chiffrement des secrets : toutes les clés API et identifiants de connexion des clients sont chiffrés en AES-256-GCM (chiffrement authentifié, vecteur d’initialisation aléatoire). La clé maîtresse est propre à chaque environnement, stockée hors du code source, et son absence bloque tout stockage : aucun secret ne peut être enregistré en clair.
• Chiffrement en transit : TLS de bout en bout (certificats automatiques, proxy sécurisé en amont). L’application n’est jamais exposée directement sur Internet.
• Isolation logique par client sur l’ensemble des tables, avec contrôles d’accès applicatifs systématiques.
• Moindre privilège : RBAC à trois niveaux, habilitations nominatives par entreprise, interdiction d’auto-escalade.
• Authentification : SSO OAuth sans conservation de jetons, mots de passe hachés le cas échéant, sessions signées et à durée limitée.
• Infrastructure : conteneurisation, séparation des environnements (préproduction / production), sauvegardes régulières de la base de données, rotation des journaux techniques.
• Suppression structurelle : le modèle de données est construit en cascade : la suppression d’un client entraîne la suppression de l’intégralité des données qui lui sont rattachées.
• Organisation : accès transverses limités à l’équipe d’exploitation, revue de sécurité avant chaque mise en production, audit de secrets sur le code source.

12. Durées de conservation et suppression

La société applique les durées légales en vigueur, ni plus ni moins.

• Données traitées pour le compte d’un client (fichiers clients, transactions, événements) : durée du contrat. À la fin du contrat : restitution sur demande dans un format structuré, puis suppression complète au plus tard 60 jours après le terme (hors sauvegardes, purgées à leur cycle normal), conformément à l’article 28.3.g du RGPD.
• Journaux d’exécution des agents (traçabilité et audit) : durée du contrat, aux fins exclusives de transparence et de support. Suppression avec le reste des données du client.
• Comptes utilisateurs : suppression à la clôture du compte ou à la fin du contrat.
• Prospection B2B : 3 ans après le dernier contact. Oppositions conservées durablement pour être respectées.
• Pièces contractuelles et comptables : 7 ans (obligation comptable estonienne).

13. Droits des personnes concernées

Toute personne dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement en dépend.

Données dont IKKI’S DIGITAL OÜ est responsable : demande via la page Contact. Réponse dans un délai maximal d’un mois.

Données traitées pour le compte d’une enseigne cliente : la demande doit être adressée à l’enseigne, responsable de traitement. La société assiste ses clients dans le traitement de ces demandes (localisation, extraction, rectification, suppression) dans les délais prévus au DPA. Toute demande reçue directement est transmise sans délai au client concerné.

Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle estonienne, l’Andmekaitse Inspektsioon (www.aki.ee), ou de l’autorité de son pays de résidence.

14. Violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel, la société notifie ses clients concernés sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, avec les informations nécessaires pour leur permettre de respecter leurs propres obligations de notification (72 heures auprès de l’autorité compétente le cas échéant). Un registre des incidents est tenu, et les mesures de remédiation sont documentées.

15. Accord de traitement (DPA) et mise à jour

Un accord de traitement conforme à l’article 28 du RGPD est conclu avec chaque client. Il précise notamment : l’objet et la durée du traitement, sa nature et sa finalité, les catégories de données et de personnes concernées, les obligations et droits du responsable de traitement, le régime des sous-traitants ultérieurs, l’assistance, l’audit, la restitution et la suppression des données. La présente politique en constitue le socle descriptif.

Cette politique est revue au minimum une fois par an et à chaque évolution significative de la plateforme, des sous-traitants ou de la réglementation. La version en vigueur est publiée sur bouclr.com.